Hoe maak je rouwkaarten en aan wie verstuur je ze?
Het overlijden van een dierbare brengt veel emoties met zich mee. Het is een periode waarin familie en vrienden samenkomen om steun te bieden en de overledene te herdenken. Een van de eerste stappen na een overlijden is het versturen van rouwkaarten. Op deze manier breng je mensen op de hoogte van het verlies en nodig je ze uit voor de uitvaart of herdenkingsdienst.
Naast rouwadvertenties worden vooral mensen die iets verder van de overledene afstaan meestal doormiddel van rouwkaarten als eerste op de hoogte gebracht van een overlijden. De manier waarop je dit doet kan troost bieden aan de nabestaanden. In dit artikel bespreken we hoe je rouwkaarten kunt maken en versturen. We leggen uit hoe je een rouwkaart ontwerpt, wie je een rouwkaart stuurt en hoe je dit op een zorgvuldige en persoonlijke manier kunt doen.
Waarom zijn rouwkaarten belangrijk?
Het versturen van rouwkaarten is een lange traditie en een belangrijke stap in het rouwproces. Het heeft verschillende functies:
- Informeren: het belangrijkste doel van een rouwkaart is om familie, vrienden, kennissen en collega’s te informeren over het overlijden. Het biedt praktische informatie over de uitvaart of herdenkingsdienst, zoals de datum, locatie en eventuele wensen van de overledene of familie (bijvoorbeeld bloemen of donaties).
- Uitnodiging voor de uitvaart: naast het informeren van mensen, dienen rouwkaarten als uitnodiging voor de uitvaart. Dit stelt de ontvanger in staat om afscheid te nemen en steun te bieden aan de nabestaanden.
- Troost bieden en steun krijgen: het versturen van rouwkaarten kan nabestaanden helpen om steun te krijgen van vrienden, kennissen en collega´s. Door anderen te betrekken bij het rouwproces, kunnen emoties gedeeld worden en kan het gevoel van verlies verlicht worden door het delen van herinneringen en krijgen van steun of ontvangen van medeleven.
- Het eren van de overledene: rouwkaarten bieden ook een manier om de overledene te eren. Door een persoonlijke boodschap, een gedicht of een foto toe te voegen, kan je op de kaart laten zien hoe het leven en de persoonlijkheid van de overledene was.
Hoe ontwerp je een rouwkaart?
Het ontwerpen van een rouwkaart kan een emotioneel, persoonlijk en ook een creatief proces zijn. Hier zijn enkele belangrijke punten om over na te denken voordat je een rouwkaart (laat) maken:
1. Kies een stijl die past bij de overledene
De stijl van de rouwkaart moet passen bij de persoonlijkheid van de overledene en de wensen van de familie. Sommige mensen geven de voorkeur aan een eenvoudige en sobere kaart, terwijl anderen kiezen voor een kleurrijker ontwerp dat het leven van de overledene viert.
Je kunt kiezen uit verschillende thema’s:
- Klassiek en ingetogen: deze stijl bevat vaak neutrale kleuren, zoals wit, grijs of pastelkleuren. De stijl bestaat vaak uit eenvoudige ontwerpen. Dit is een populaire keuze voor mensen die een serene en rustige uitstraling willen.
- Persoonlijk en kleurrijk: voor een levendigere persoonlijkheid kun je kiezen voor een rouwkaart met kleur, bloemen of natuurbeelden die de overledene mooi vond. Dit kan een mooie manier zijn om hun unieke karakter op de kaart te benadrukken.
- Religieus of spiritueel: als de overledene religieus was, kun je religieuze symbolen of teksten gebruiken die betekenisvol waren voor hen. Dit kan bijvoorbeeld een kruis, ster of spirituele tekst zijn.
- Fotokaart: een foto van de overledene op de rouwkaart is een intieme en persoonlijke manier om hen te herinneren. Je kunt een portretfoto kiezen of een afbeelding van een bijzonder moment uit hun leven.
Lees hier 10 tips voor een persoonlijke en creatieve rouwkaart.
2. Tekst op de rouwkaart
De tekst op de rouwkaart moet zorgvuldig worden gekozen, omdat de rouwkaart vaak nog lange tijd prominent in de huiskamers van de ontvangers blijft staan. De teksten op de kaart worden meestal vaker dan 1 keer gelezen. De meest gebruikte onderdelen van een rouwkaart zijn:
- Mededeling van het overlijden: dit is het belangrijkste deel van de kaart en moet duidelijk zijn. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met "Met diepe droefheid delen wij het verlies van..." of "Tot ons grote verdriet is overleden...". De volledige naam van de overledene wordt meestal vermeld, evenals de datum van overlijden.
- Persoonlijke boodschap of citaat: veel mensen kiezen ervoor om een citaat, gedicht of religieuze tekst toe te voegen die past bij de overledene. Dit kan iets zijn wat de persoon dierbaar was of bijvoorbeeld een tekst die de familie troost biedt.
- Informatie over de uitvaart: vermeld duidelijk waar en wanneer de uitvaart of herdenkingsdienst zal plaatsvinden, evenals andere belangrijke details (bijvoorbeeld als ervoor of na de uitvaart een condoleance is).
- Verzoek voor bloemen of donaties: als de familie liever geen bloemen wil ontvangen, maar liever donaties aan een goed doel, kan dit op de kaart worden vermeld.
Vind hier uitgebreide informatie over wat je op een rouwkaart schrijft.
3. Formaat en papiersoort
Rouwkaarten zijn er in verschillende formaten en kunnen gedrukt worden op verschillende soorten papier. Een klassiek formaat is A6 of A5, maar je kunt ook kiezen voor een vierkante kaart. Kies een papiersoort die past bij de stijl van de kaart: mat papier geeft een rustige uitstraling, terwijl glanzend papier een luxe uitstraling kan geven.
Wie stuur je een rouwkaart?
Een veel gestelde vraag is: aan wie stuur je een rouwkaart? Het versturen van rouwkaarten is niet alleen bedoeld voor directe familie, maar ook voor een breder netwerk van mensen die mogelijk betrokken waren bij het leven van de overledene.
Het kan behoorlijk wat werk zijn om alle adressen te verzamelen. Er zijn handige tools en apps beschikbaar in de app-store of google play die je hierbij kunnen helpen. Een voorbeeld hiervan is Mailbook. Door de Mailbook-link te delen, bijvoorbeeld via WhatsApp, kunnen de genodigden hun adres doorgeven. Vervolgens kun je deze adressen eenvoudig exporteren naar een bestand. Hier zijn enkele richtlijnen over wie een rouwkaart zou moeten ontvangen:
1. Directe familie en naaste vrienden
Allereerst stuur je natuurlijk een rouwkaart naar de directe familieleden en de naaste vrienden van de overledene. Dit omvat ouders, kinderen, broers en zussen, kleinkinderen, neven en nichten en goede vrienden. Deze mensen hebben vaak een belangrijke rol gespeeld in het leven van de overledene en zullen waarschijnlijk ook aanwezig willen zijn bij de uitvaart.
2. Uitgebreide familie
Naast de directe familie stuur je ook rouwkaarten naar familie, zoals ooms, tantes, achterneven en nichten. Zelfs als je niet zeker weet hoe vaak deze familieleden contact hadden met de overledene, kan het respectvol zijn om hen te informeren en uit te nodigen voor de uitvaart.
3. Vrienden en kennissen
Niet alleen de naaste vrienden ontvangen een rouwkaart, maar ook vrienden en kennissen die mogelijk betrokken waren bij het leven van de overledene. Denk aan oude vrienden van school, buurtgenoten of mensen van verenigingen en clubs waar de overledene lid van was. Dit kunnen mensen zijn die een bijzondere band hadden met de overledene en het waarderen om op de hoogte gebracht te worden van het overlijden.
4. Collega’s en zakenrelaties
Als de overledene nog actief was op de werkvloer, is het gebruikelijk om rouwkaarten te sturen naar collega’s, werkgevers of zakenrelaties. Dit geldt met name als de overledene lang bij een bepaald bedrijf werkte of een belangrijke rol speelde binnen zijn of haar werkkring. Het versturen van een rouwkaart naar werkrelaties toont respect en geeft hen de kans om afscheid te nemen.
5. Buren en oude kennissen
Buren, vooral als ze dicht bij de overledene woonden, kunnen een belangrijke rol spelen in het rouwproces. Het versturen van een rouwkaart naar hen kan een blijk van waardering zijn voor hun vriendschap en steun gedurende de jaren. Ook oude kennissen, zoals jeugdvrienden of mensen die een rol speelden in het leven van de overledene, kunnen een kaart ontvangen.
6. Verenigingen en vrijwilligersorganisaties
Als de overledene actief was in vrijwilligerswerk, een sportclub, kerk of andere gemeenschap, kun je overwegen om rouwkaarten te sturen naar de organisatie waar zij bij betrokken waren. Dit is een manier om de gemeenschap te betrekken bij het afscheid en hen te informeren over het overlijden.
Hoeveel rouwkaarten moet je sturen?
Het aantal rouwkaarten dat je verstuurt, hangt onder andere af van de omvang van het netwerk van de overledene en de familie. Een handige manier om dit te organiseren, is door samen met familieleden een lijst te maken van mensen die je een kaart wilt sturen. Verdeel deze mensen in categorieën (bijvoorbeeld directe familie, vrienden, collega’s) en houd rekening met mensen die mogelijk ver weg wonen of met wie je het contact hebt verloren, maar die wel betrokken waren bij het leven van de overledene. Als de overledene en/of de nabestaanden een kleinschalige uitvaart of herdenkingsdienst wensen, dan kun je bijvoorbeeld alleen directe familie uitnodigen.
Het kan verstandig zijn om iets meer rouwkaarten te bestellen dan je denkt nodig te hebben. Soms herinner je je pas later dat je iemand vergeten bent. Op deze manier heb je nog enkele kaarten achter de hand.
Rouwkaarten vouwen
Het is verstandig om van tevoren te beslissen hoe je de rouwkaart wilt laten vouwen: staand, dubbel of liggend. Hoewel je de kaarten zelf kunt vouwen, kan een drukkerij dit eenvoudig en snel voor je verzorgen.
Zelf een rouwkaart samenstellen
Tegenwoordig zijn er steeds handigere tools om zelf, of samen met de uitvaartverzorger rouwkaarten te maken.
Adressen schrijven of printen
Veel mensen kiezen ervoor om samen met familie de adressen met de hand op de enveloppen te schrijven, de kaarten in te voegen en postzegels te plakken. Dit kan een mooie en zelfs therapeutische activiteit zijn waarbij herinneringen worden opgehaald.
Wil je het praktischer aanpakken? Dan kun je de adressen ook laten printen op etiketten. Het is vaak stijlvol om deze etiketten aan te passen aan de stijl van de rouwkaart, bijvoorbeeld door een bijpassend lettertype, kleur en eventueel een kleine illustratie toe te voegen.
Het regelen van vouwkaarten en enveloppen
Houd er rekening mee dat het enkele dagen kan duren voordat de rouwkaarten klaar zijn. Daarom bespreekt de uitvaartverzorger de opmaak van de kaarten vaak al tijdens het eerste gesprek. Meestal worden de kaarten binnen twee tot drie dagen geleverd, al kan het langer duren als er een weekend tussen zit.
De enveloppen ontvang je vaak al eerder, zodat je alvast de namen en adressen kunt opschrijven. Het is vaak ook mogelijk om de kaart als pdf te ontvangen, zodat je deze digitaal kunt verzenden voordat de fysieke kaarten bezorgd zijn.
Wanneer verstuur je de rouwkaarten?
Rouwkaarten worden meestal zo snel mogelijk na het overlijden verstuurd, idealiter binnen een paar dagen. Dit geeft de ontvangers voldoende tijd om de uitvaart of herdenking te plannen en eventuele reisarrangementen (bijv. hotel boeken) te maken. Zorg ervoor dat je het drukproces en de verzending goed plant, zodat de kaarten op tijd bij de ontvangers aankomen.
Wanneer alle kaarten zijn ingepakt en van adresgegevens zijn voorzien, kun je ze in een grote verzamelenvelop doen en in één keer bij PostNL inleveren. De uitvaartverzorger zorgt voor deze verzamelenveloppen, waar ongeveer veertig enveloppen in passen. Worden ze voor 16.30 uur bij een PostNL-punt ingeleverd, dan worden de rouwkaarten op de eerstvolgende bezorgdag (dinsdag t/m zaterdag) afgeleverd.
Als je ervoor kiest om PostNL de kaarten gratis in het weekend te laten ophalen, worden ze op maandag bezorgd. Je kunt er ook voor kiezen om het overlijden via een advertentie of een online rouwbericht te delen. Alles over rouwpost versturen vind je op de site van PostNL.
Tot slot
Het maken en versturen van rouwkaarten is een belangrijk onderdeel van het rouwproces en het afscheid nemen. Het biedt nabestaanden de kans om anderen op de hoogte te brengen van het verlies en hen uit te nodigen om samen te herdenken en te rouwen. Bij het ontwerpen van een rouwkaart is het belangrijk om de persoonlijkheid van de overledene in gedachten te houden en te kiezen voor een stijl en boodschap die past bij hun leven.
Het versturen van rouwkaarten vraagt ook om aandacht voor wie je deze kaarten stuurt. Wij raden het aan om directe familie, vrienden, kennissen, collega’s en anderen die een belangrijke rol speelden in het leven van de overledene een kaart ontvangen, zodat zij de kans krijgen om hun steun te betuigen en het afscheid bij te wonen.
Heb je na het lezen van dit artikel nog vragen, opmerkingen of mis je bepaalde informatie? We helpen je graag verder! Neem gerust contact met ons op via het contactformulier en we staan voor je klaar om je vragen te beantwoorden of je verder te ondersteunen.
